PENGERTIAN
Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.
Sebenarnya fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word memiliki beberapa fungsi dan kegunaan. Salah satunya adalah untuk menghubungkan data-data dokumen pada Word dengan data dokumen yang ada di Excel. Secara sederhana maksudnya adalah, data-data yang ditulis dalam bentuk list/kolom di Excel akan berfungsi sebagai sumber data para “penerima surat” (Recipients) atau database-nya, yang nantinya akan ditempatkan pada tulisan di dokumen Word sebagai alamat surat, dimana tulisan-nya tadi berfungsi sebagai “format surat”-nya (Letters).
MEMBUAT MAIL MERGE DENGAN MS WORD 2007
Untuk membuat surat undangan dengan beberapa penerima yg berbeda anda tidak perlu membuat dokumen untuk setiap penerima undangan, Microsoft Office Word 2007 telah memudahkan hal tersebut dengan fasilitas mail merge. Anda cuma perlu membuat dokumen sekali yang kemudian Anda gunakan untuk setiap semua identitas penerima yang berbeda.
Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih menu Mailings à Start Mail Merge à Step by Step Mail Merge.
Kemudian akan tampak halaman document seperti di bawah, pilih type document yang akan digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yang berada di pojok kanan.
Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilihlah use the current document
klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.
Untuk memilih penerima surat Microsoft Office Word 2007 menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.
Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan digunakan dengan menekan tombol Customize Columns
Hapus semua field-field yang berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita akan gunakan field tersebut.
Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK.
Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.
Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.
Sebenarnya fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word memiliki beberapa fungsi dan kegunaan. Salah satunya adalah untuk menghubungkan data-data dokumen pada Word dengan data dokumen yang ada di Excel. Secara sederhana maksudnya adalah, data-data yang ditulis dalam bentuk list/kolom di Excel akan berfungsi sebagai sumber data para “penerima surat” (Recipients) atau database-nya, yang nantinya akan ditempatkan pada tulisan di dokumen Word sebagai alamat surat, dimana tulisan-nya tadi berfungsi sebagai “format surat”-nya (Letters).
MEMBUAT MAIL MERGE DENGAN MS WORD 2007
Untuk membuat surat undangan dengan beberapa penerima yg berbeda anda tidak perlu membuat dokumen untuk setiap penerima undangan, Microsoft Office Word 2007 telah memudahkan hal tersebut dengan fasilitas mail merge. Anda cuma perlu membuat dokumen sekali yang kemudian Anda gunakan untuk setiap semua identitas penerima yang berbeda.
Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih menu Mailings à Start Mail Merge à Step by Step Mail Merge.
Kemudian akan tampak halaman document seperti di bawah, pilih type document yang akan digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yang berada di pojok kanan.
Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilihlah use the current document
klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.
Untuk memilih penerima surat Microsoft Office Word 2007 menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.
Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan digunakan dengan menekan tombol Customize Columns
Hapus semua field-field yang berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita akan gunakan field tersebut.
Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK.
Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.
